Microsoft 365 sicher nutzen: So schützen Sie Ihre Unternehmensdaten

Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive erleichtern die tägliche Zusammenarbeit. Dokumente können gemeinsam bearbeitet und mit Kunden, Lieferanten oder externen Projektpartnern geteilt werden.

Doch genau diese einfache Zusammenarbeit birgt Risiken. Falsch konfigurierte Freigaben, veraltete Gastkonten und gestohlene Zugangsdaten können dazu führen, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten.

Wie entstehen diese Sicherheitsrisiken und wie können Unternehmen ihre Microsoft-365-Umgebung schützen?

Welche Risiken bestehen?

1. Zu offene Freigabelinks

Dateien können in SharePoint und OneDrive mit unterschiedlichen Linktypen geteilt werden. Besonders kritisch sind Links, die von jeder Person geöffnet werden können, die den Link erhält.

Wird ein solcher Link weitergeleitet, können auch unbefugte Personen auf die Inhalte zugreifen. Microsoft empfiehlt daher, vertrauliche Daten in Bereichen abzulegen, in denen externe Freigaben eingeschränkt oder vollständig deaktiviert sind.

2. Veraltete Gastzugänge

Externe Mitarbeiter und Projektpartner erhalten häufig Gastzugänge zu Teams oder SharePoint. Nach Abschluss eines Projekts werden diese Berechtigungen jedoch nicht immer entfernt.

Dadurch können Personen weiterhin Zugriff auf Dateien und Unterhaltungen besitzen, obwohl dieser nicht mehr erforderlich ist.

Unternehmen sollten Gastkonten und externe Zugriffsrechte daher regelmäßig überprüfen und nicht mehr benötigte Berechtigungen löschen.

3. Phishing über Microsoft Teams

Cyberkriminelle nutzen nicht mehr nur E-Mails für ihre Angriffe. Auch externe Teams-Nachrichten können für Social Engineering und gefälschte Supportanfragen verwendet werden.

Angreifer geben sich beispielsweise als IT-Mitarbeiter aus und versuchen, Benutzer zur Freigabe einer Fernwartungssitzung oder zur Herausgabe sensibler Informationen zu bewegen.

Eine Nachricht in Teams wirkt oft vertrauenswürdig. Mitarbeitende sollten externe Kontakte daher genau prüfen und unerwartete Supportanfragen immer über einen bekannten Kommunikationsweg bestätigen.

4. Missbrauch vertrauenswürdiger SharePoint-Links

Angreifer können kompromittierte Microsoft-365-Konten verwenden, um gefälschte Dokumentenfreigaben zu versenden.

Da die Nachricht von einem bekannten Geschäftspartner oder Kollegen stammt und einen echten SharePoint-Link enthalten kann, ist der Betrugsversuch besonders schwer zu erkennen.

Microsoft hat bereits Kampagnen dokumentiert, bei denen SharePoint-Freigaben für Phishing und die Übernahme weiterer Benutzerkonten missbraucht wurden.

Wie schützt man sich?

Die gute Nachricht: Mit klaren Regeln und einigen technischen Maßnahmen können Unternehmen das Risiko deutlich reduzieren.

1. Externe Freigaben einschränken

Nicht jeder SharePoint-Bereich muss für externe Personen erreichbar sein. Vertrauliche Daten sollten in Bereichen gespeichert werden, in denen externe Freigaben deaktiviert sind.

2. Sichere Linktypen verwenden

Freigaben sollten nach Möglichkeit nur für konkret ausgewählte Personen gelten. Frei weiterleitbare Links sollten vermieden oder zeitlich begrenzt werden.

3. Gastkonten regelmäßig überprüfen

Nicht mehr benötigte Gastzugänge, Teams-Mitgliedschaften und Freigaben sollten konsequent entfernt werden.

4. Multi-Faktor-Authentifizierung aktivieren

Durch eine zusätzliche Authentifizierung wird der Zugriff auf ein Konto auch bei einem gestohlenen Passwort deutlich erschwert.

5. Conditional Access einsetzen

Mit Microsoft Entra können Unternehmen festlegen, unter welchen Bedingungen auf Microsoft 365 zugegriffen werden darf. So kann beispielsweise der Zugriff von unbekannten Standorten oder nicht verwalteten Geräten eingeschränkt werden.

6. Mitarbeitende sensibilisieren

Mitarbeitende sollten externe Teams-Kontakte erkennen, unerwartete Dokumentenfreigaben hinterfragen und keine Fernwartung aufgrund einer unangekündigten Nachricht freigeben.

Zusätzliche Sicherheit mit ACRONUM

Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive bieten zahlreiche Möglichkeiten für eine produktive Zusammenarbeit. Automatisch sicher sind diese Dienste jedoch nicht.

Zu offene Freigaben, veraltete Gastkonten und unachtsame Benutzer können vertrauliche Unternehmensdaten gefährden.

Mit der richtigen Konfiguration, regelmäßigen Kontrollen und geschulten Mitarbeitenden lassen sich diese Risiken deutlich reduzieren.

ACRONUM überprüft Ihre Umgebung und unterstützt Sie bei der sicheren Konfiguration von Teams, SharePoint und OneDrive.